I costi immobiliari di un'azienda possono arrivare a costituire la seconda voce di spesa in bilancio dopo il personale. Sebbene questo tipo di costi sia spesso considerato immutabile per mancanza degli strumenti adatti a poterli valutare, un cambiamento può portare a risultati positivi, concreti, e valutabili in dati economici, indipendentemente dal fatto che la conclusione dello studio di fattibilità porti a prediligere il trasferimento oppure a modificare la situazione esistente sul sito esistente. Un ufficio è buono perché funziona e, dopo un'incidenza positiva sulla produttività, può/deve essere anche bello. Ma oggi c'è una considerazione in più da fare.
Una corretta riconfigurazione degli spazi
Gli standard spaziali in uso dieci anni fa non corrispondono agli attuali, considerando anche che gli edifici di recente realizzazione garantiscono un'efficienza spaziale decisamente migliore. Con una rapida verifica del rapporto tra spazio occupato e numero dei dipendenti le aziende quindi hanno la possibilità di capire in modo semplice e intuitivo se esistono o meno margini per poter risparmiare. Una “corretta” riconfigurazione permette di ridurre sensibilmente lo spazio necessario, nonché i costi di locazione e di conseguenza di manutenzione. Risparmi che in un'azienda di anche di soli 50/100 dipendenti potrebbero risultare tutt'altro che insignificanti. I nuovi spazi grazie a soluzioni che offrono potenzialità prima inesistenti sono percepiti comunque come ampi e confortevoli dal personale, che spesso non si accorge della riduzione delle aree (…”quando dico che siamo in 100 mq meno di prima, non mi credono”: è un complimento ricevuto da un country Manager da dividere ovviamente con il progettista dell'edificio).
Come ridurre lo spazio procapite
La “regola d'oro” in passato di era 20 mq a persona che oggi si possono comodamente trasformare in 15mq in un'organizzazione di circa 100 dipendenti. Al crescere del numero dei dipendenti il valore diminuisce, potendo considerare alcune aree comuni suddivise per un numero maggiore di fruitori, arrivando a un limite di 10/12mq per persona. Queste sono stime, effettuate sull'esperienza e su valutazioni empiriche, trovano un buon riscontro nella realtà. D'altro canto l'obiettivo di questa analisi è quello di far comprendere dove possono esistere margini di miglioramento. Non considerando gli eventuali risparmi legati ai costi di manutenzione di un immobile vecchio e poco efficiente e un miglioramento della produttività aziendale dovuto a un buono space planning, anche soltanto analizzando lo spazio risparmiato è possibile fare un'interessante stima economica delle convenienze in uno spostamento. Nell'ipotesi di un'azienda con 70 dipendenti e considerando di ridurre lo spazio pro capite da 20mq a 15mq, l'abbattimento dei costi dovuto alla sola riduzione spaziale corrisponde al 25%. Nel caso in cui non si vogliano acquistare arredi, optiamo nel calcolo per l'opzione renting (noleggio a lungo termine) il cui valore varia, in modo consistente, secondo la tipologia e degli standard adottati.
Un mercato immobiliare favorevole
Il costo una tantum per i lavori di adeguamento dell'immobile alle proprie esigenze può essere stimato, nel caso di un edificio mediamente moderno attualmente sul mercato, in € 5.250 per persona. Tale importo viene quindi recuperato in una media di 4 anni che possono scendere facilmente a 3 con qualche ulteriore considerazione. Va infatti ricordato che l'odierno mercato immobiliare offre veramente tanto, in termini di quantità di opzioni e soprattutto in possibilità di trattative. Nell'attuale situazione di stallo il locatario acquisisce un potere non indifferente da cui trarre condizioni di miglior vantaggio: mesi di free rent o bonus e partecipazioni nell'adeguamento degli immobili da parte delle proprietà sono ormai all'ordine del giorno. Si potrebbe valutare poi di spostarsi in location più periferiche, che sono comunque ben collegate, ottenendo talvolta addirittura più visibilità che in una zona più centrale. Rivalutare l'ambiente di lavoro nella sua totalità può portare anche a operare nuove scelte in termini di ecosostenibilità e risparmio energetico, tecnologie più efficienti, e nuove prospettive di flessibilità, operando anche un miglioramento dell'atmosfera di lavoro in azienda. É importante valutare che un cambiamento, se ben studiato, può portare quindi a molteplici positività, economiche in primo luogo, ma anche ambientali e sociali.
*Sales & Maketing Manager Acropoli
