La conservazione a lungo termine dei documenti digitali, garantendo la loro portabilità negli anni è l'esigenza che ha portato all'introduzione da parte della ISO, la più importante organizzazione a livello mondiale per la definizione di norme tecniche, del formato PDF/A e PDF/X.
L'obiettivo era la creazione di documenti PDF che mantenessero un aspetto inalterato nel tempo indipendentemente dai software e dai sistemi che li hanno generati. In Italia il PDF/A è un formato ormai ampiamente diffuso per l'archiviazione e la conservazione. Il grande interesse che è sorto per questo formato nel nostro Paese è il motivo per cui nel 2010 la Conferenza Internazionale del PDF/A, giunta alla sua quarta edizione, si è tenuta a Roma dal 29 settembre al 1° ottobre.
La caratteristica principale del PDF/A è autosostenibilità, cioè il file incorpora al suo interno tutte le informazioni (contenuto, colore, font, immagini, testo, ecc.) di cui si ha bisogno per esibire il documento che contiene in modo corretto. In altre parole, PDF/A non richiede nessuna informazione esterna aggiuntiva per essere visualizzato correttamente. Tuttavia, per conseguire la autosostenibilità, questo formato deve escludere certe funzioni permesse in file PDF standard come films, suono e trasparenza.
Il PDF/X è figlio del PDF/A, e nasce con lo scopo di fornire ai progettisti, illustratori, ingegneri, architetti e artisti della grafica, un formato di file elettronico che supporti bene la grafica e che possa essere stampato correttamente da ogni fornitore di servizi. Il formato PDF/X permette portabilità totale anche quando i file sono gestiti in locali differenti e da persone che utilizzano attrezzature diverse. Questo formato è ideale per la maggior parte dei trasferimenti pronti da stampare e inter-compagnia. Oltre a fornire un formato di consegna robusto per i lavori di stampa, PDF/X beneficia anche di altre funzionalità come il file viewer, una miglior compressione, supporto per i colori, ecc. Tuttavia, come PDF/A, i benefici del PDF/X sono bilanciati dai compromessi. Caratteristiche come la trasparenza, criptazione e compressione JBIG2 sono proibite in PDF/X.
Ad oggi, in attuazione del Codice dell'Amministrazione Digitale, del piano e-Governement per la dematerializzazione della Pubblica Amministrazione e delle disposizioni della Camera di Commercio per i documenti fiscali elettronici, molti Enti Pubblici e Aziende Private hanno già adottato le soluzioni PDF/A e PDF/X.
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